Expert Bordeaux My business Noëlle Herbillon

Faire rimer déplacements professionnels et économie(s) 3.0

Dernière mise à jour:

Par Noëlle HERBILLON. Même à l’ère du tout digital, de la réalité virtuelle et des visioconférences, les déplacements professionnels pour rencontrer ses clients et prospects restent essentiels au développement des entreprises et de leur marché. Malheureusement, pas de “Mr Spock” ni de ”télétransportation”. Pour les voyages d’affaires, vos collaborateurs doivent encore, pour se déplacer, emprunter des moyens traditionnels, avec ce que cela implique en termes de coût et de contraintes. Les grandes entreprises ont leur propre Mr Spock : un Travel Manager. Son rôle est de trouver le juste équilibre entre les besoins de l’entreprise et les attentes des collaborateurs en déplacement. C’est-à-dire d’optimiser ce poste de dépenses.

La gestion des voyages professionnels

Nul besoin d’être une grande entreprise pour faire des économies sur vos voyages professionnels. Après tout, si vous pouvez réaliser des économies pour vos achats de stylos, pourquoi ne serait-ce pas possible pour vos achats de voyages ?

Pour mettre en place un programme de déplacement professionnels au sein d’une PME/PMI, la première étape consiste à nommer un collaborateur référent voyage. Puis, il s’agit d’effectuer une analyse complète des dépenses de déplacements, tant en termes de coûts directs qu’indirects. Tout en tenant compte du comportement des voyageurs. Cette étude est réalisable en interne ou par un consultant. Elle permet de définir quels sont les postes sur lesquels on peut agir le plus facilement et le plus efficacement.

De multiples options à maîtriser pour gérer les déplacements professionnels

Prenons l’exemple du train. La SNCF propose des solutions pour les adeptes de TGV, notamment la mise en place d’un contrat entreprise. Lequel donne accès à une remise de 5% sur tous les voyages en première classe. Les abonnements Fréquence (-25% et -50%) sont amortis à partir de 4 voyages annuels en fonction de l’option choisie. Pour le confort des voyageurs, elle a également développé une application leur permettant d’échanger ou annuler leur billet au tarif Pro d’un simple clic (Appli TGV Pro).

Quant aux principales compagnies aériennes, elles ont également des offres pour les PME /PMI ne pouvant disposer de tarifs négociés. Notamment la mise en place de programmes de fidélisation permettant de cumuler des points à chaque voyage et de les utiliser pour acheter vos futurs billets. Dans le cas d’Air France / KLM, BlueBiz vous permet de rentabiliser vos déplacements tout en profitant de services supplémentaires. Dans le cas de Lufthansa et ses compagnies affiliées, il s’agit de Partner Plus Benefit. Mais encore faut-il connaître ses programmes pour y adhérer !

deplacement-professionnel-avion-ciel-bordeaux-business
Connaître les programmes business des sociétés de transport pour optimiser le coût des déplacements professionnels.

Mettre en place une véritable politique Voyages

Une fois ces leviers d’économie détectés, il convient de travailler votre politique Voyages. La créer et la faire vivre au rythme de l’évolution de vos besoins et des nouvelles offres ou la mettre à jour. Cette étape formalise notamment le canal de réservation préconisé (assistante, agences de voyages, réservation en direct sur les sites des compagnies aériennes) ; les modalités de réservation (classe de réservation autorisée, délai d’anticipation, process de demande de déplacement) ; et les plafonds et type de frais pris en charge par l’entreprise.

C’est une étape importante à ne pas négliger. En effet, au travers de la politique voyages, vous véhiculez auprès de vos collaborateurs les valeurs de votre entreprise. C’est donc l’occasion de faire preuve de transparence et d’exemplarité.

Un expert pour organiser efficacement les déplacements professionnels

Fort de nos expériences personnelles en termes de réservation de voyages, on présuppose que tout le monde sait acheter des voyages. Comme on considère souvent à tort que de réserver en direct sur le site des compagnies aériennes est plus économique que de passer par une agence de voyages du fait de l’absence de frais.

Or, le marché des voyages professionnels est complexe et rien ne vaut l’avis d’un expert. Qui ne s’est jamais “arraché les cheveux” en recherchant le meilleur tarif pour son prochain vol ? L’agence de voyages est à vos côtés pour vous éclairer dans la jungle des tarifs aériens.

Pour organiser leur planning, les voyageurs font souvent eux-mêmes la recherche horaire avant la réservation de leur déplacement. En passant par l’outil de réservation en ligne fourni par votre agence, vous pouvez optimiser les frais d’agence (réduits dans ce cas) et votre temps. Ces outils professionnels scannent les tarifs et les disponibilités des compagnies en temps réel. Ainsi, ils vous permettent de prendre en main votre réservation, l’agence assurant uniquement l’émission des billets.

Ces Self Booking Tools (SBT) ou Online Booking Tools (OBT) sont aussi simples d’utilisation que le site internet sur lequel vous réservez vos voyages personnels. Ils ont en plus l’avantage d’être paramétrables selon les règles de votre politique voyages. Tous les déplacements de l’entreprise y sont consultables, vous permettant d’un seul coup d’œil de localiser vos collaborateurs.

Optimiser sa politique de voyage d’affaire

Amadeus, Concur, KDS, Traveldoo, les principaux éditeurs de SBT, vous permettent d’intégrer des modules complémentaires, comme l’ordre de mission ou les notes de frais. Ces modules vous permettent de gérer les réservations pour vos déplacements professionnels de bout en bout. Ils ont également développé des applications smartphone pour réserver son déplacement tout en étant en mobilité.

voyage affaire déplacement professionnel chef entreprise chauffeur
Faire appel à un professionnel pour gérer ses voyages d’affaire et déplacements professionnels.

En fin d’année, l’agence de voyages vous apporte son expertise au travers de l’analyse qu’elle fera de vos déplacements passés. Elle vous tient informé des nouvelles technologies ou offres apparaissant régulièrement sur le marché.  Ainsi, chaque fin d’année, elle vous communique ses préconisations afin de faire évoluer votre politique voyages et vos axes d’amélioration comme la souscription ou la résiliation de cartes d’abonnements.

Si l’agence vous fournit un regard extérieur, l’idéal est bien d’avoir un relais en interne. Former un collaborateur comme référent voyages d’affaire est indispensable pour assurer un suivi régulier des reportings ou tout simplement pour gérer vos réservations et relations avec l’agence. Et le mot clé est « former » car contrairement aux idées reçues, personne ne peut s’improviser spécialistes voyages.

L’Association Française des Travel Manager vous permet d’aller plus loin sur le sujet au travers de leur étude réalisée en 2014 : Structurer le Travel Management au sein des PME – PMI, disponible sur leur site internet.

Votre politique voyages, elle, doit évoluer en fonction de vos nouveaux besoins, du développement de nouvelles technologies et de l’évolution du marché.

Pour une optimisation maximale de votre programme voyages, il est nécessaire de revoir et d’adapter vos contrats et programmes de fidélisation chaque année.

Noëlle HERBILLON
Office et Travel Manager

Abonnez-vous à la Newsletter