Domicilier son entreprise, obligations et conséquences

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Domicilier son entreprise, obligations et conséquences

Décider de créer son entreprise est un parcours qui soulève de nombreuses questions : quels services dois-je proposer ? Quels clients dois-je toucher ? Quelles démarches dois-je mettre en place pour créer ma structure ? Se pose également la question de la domiciliation du siège social de l’entreprise : quelle adresse faut-il renseigner ? L’adresse de son domicile si l’on n’a pas de locaux, si votre activité ne nécessite pas l’ouverture d’un local dédié ? Le choix d’une adresse de domiciliation ne doit pas se faire au hasard et doit être soigneusement étudié selon de nombreux critères de décisions, notamment en termes de coût.

Mettre en place sa domiciliation par étapes

Afin qu’une société puisse exister, il est plus que nécessaire, indispensable que cette dernière ait une adresse de domiciliation pour son siège social, adresse qu’elle doit pouvoir justifier à tout moment. Pour faire le choix de la meilleure domiciliation, les entreprises peuvent trouver facilement sur internet toutes les domiciliations d’entreprises disponibles dans leur ville.

Pour que l’entreprise soit immatriculée, elle doit donc présenter une adresse au CFE, Centre de Formalités des Entreprises, étape nécessaire pour l’obtention du numéro RCS et de pouvoir figurer dans le Répertoire des Métiers (RM). Sans cela, l’immatriculation de l’entreprise se verra refusée.

Pour cette domiciliation, le chef d’entreprise bénéficie de quatre possibilités : enregistrer le siège social de son entreprise à son adresse personnelle, à condition que l’entreprise soit individuelle, dans le cadre d’un auto-entrepreneur par exemple, ou domiciliée à l’adresse du Président Directeur Général uniquement s’il s’agit d’une société, notifiée par le Greffe. Pour cela, le chef d’entreprise doit avoir l’accord du propriétaire s’il est locataire, ou en notifier le syndic de copropriété. Une transparence nécessaire pour ne pas être sanctionné et en tort en cas de plainte. Dans ce cas de figure, le chef d’entreprise ne peut recevoir de marchandises à son domicile ni de clientèle.

L’entreprise peut également établir sa domiciliation auprès d’une société de domiciliation, avec d’autres entreprises, qu’elle soit entreprise individuelle ou société. Pour cela, elle doit lors de sa demande d’immatriculation au RCS présenter le contrat de domiciliation établi avec le domiciliataire, à savoir l’entreprise qui détient le local. Sur ce contrat doivent figurer la dénomination sociale et les références de l’immatriculation de l’entreprise domiciliataire. Ce contrat écrit doit être valable pour une durée de trois mois minimum et renouvelable. Une entreprise ne peut être domiciliée dans un local d’habitation ou à usage mixte dans ce cas de figure. Lors de son investiture dans les lieux, elle doit obligatoirement bénéficier de l’accès à un espace clos pour des raisons de confidentialité dans le cadre d’échanges, de réunions ou d’accueil de clients.

Lors d’une création d’entreprise, le dirigeant peut décider d’installer le siège de son entreprise dans une pépinière. Il s’agit d’espaces que se répartissent des entreprises en création qui s’appuient sur les conseils et le partage d’expérience des professionnels. La mutualisation des services et des équipements permettent à ces jeunes entreprises de bénéficier de coûts attractifs.

Enfin, le cas de figure le plus classique est la domiciliation en locaux propres, dédiés à l’activité de l’entreprise. L’espace lui est intégralement dédié, et elle peut gérer les flux de marchandises, de visites et d’activité. Toutefois, avant de s’établir dans son local, elle doit se renseigner au préalable afin de vérifier qu’aucune législation ou disposition contractuelle ne s’y oppose.

Proposer des locaux lorsque l’on est une société de domiciliation

Depuis quelque temps, dans les grandes villes comme Bordeaux où de nombreuses entreprises viennent installer et développer leur concept, il est difficile de trouver des locaux propres pour s’installer. C’est pour cette raison que les sociétés de domiciliation connaissent une belle progression. Disponibles à tous les tarifs, il est possible de trouver une domiciliation aussi bien en ville qu’en périphérie, et ce dans tous les quartiers, plus ou moins prestigieux selon le positionnement de l’entreprise.

Ainsi, une entreprise peut voir son siège social installé au cœur du Triangle d’Or de Bordeaux, le cœur de la ville, ou dans le quartier en pleine croissance des Chartrons. Pour toutes les entreprises qui en font le choix, de nombreux services sont mis à leur disposition : expédition ou numérisation du courrier si le dirigeant ne peut se déplacer pour le récupérer, mise à disposition de salles de réunion pour rencontrer des partenaires ou des prospects, et un accompagnement simplifié. Pour les entreprises, il s’agit d’une solution pratique, et facile, là où l’inscription en domiciliation peut désormais se réaliser en ligne en quelques minutes, bien loin des longues démarches administratives que l’on rencontre en louant un bail commercial physique. Cela permet aussi de s’afficher à de prestigieuses adresses, un point non négligeable pour la réputation de la marque.

Du côté des entreprises de domiciliation, afin de justifier de leur aptitude légale à être domiciliataire, il est nécessaire que leur activité soit validée par un agrément préfectoral, suivant l’ordonnance n° 2009-104 du 30 janvier 2009 et le décret n° 2009-1695 du 30 décembre 2009. Cet agrément a une durée de 6 ans et est renouvelable, délivré par la Préfecture du département correspondant au lieu où se trouve le siège social de la société de domiciliation.

Une société de domiciliation ne peut en revanche être reconnue comme telle si l’un de ses associés ou le dirigeant (détenant au minimum 25% de ses actions) fait l’objet d’une interdiction d’exercice commercial, est frappé d’une condamnation pour des délits graves (vol, crime, fraude fiscale, etc.), s’est fait retirer un agrément préfectoral ou a vécu une faillite personnelle dans les cinq dernières années. En tant que domiciliataire, la société a de nombreuses obligations vis-à-vis de l’entreprise domiciliée, comme de lui proposer des locaux conformes à ses besoins, préparer un dossier rassemblant toutes les pièces légales justifiant de l’identité du dirigeant et du lieu de son activité (si elle n’est pas réalisée à l’adresse de domiciliation). Elle doit également rendre des comptes au Greffe du tribunal, de la Chambre de Commerce et de l’Artisanat, avec les spécificités du contrat, comme la date d’expiration par exemple. Le suivi des départs d’entreprises dans ces locaux doit aussi être notifié au Centre des Impôts et des organismes de recouvrement de la Sécurité Sociale et ce, de manière trimestrielle.

Vous l’aurez compris, avoir recours à une société de domiciliation est un avantage notable pour les entreprises, notamment dans les grandes villes ou au début de leur activité, pour des raisons budgétaires qui se veulent être plus avantageuses qu’avoir son propre local. Les équipements sont déjà à disposition, les questions des charges ne se posent pas et ce procédé est extrêmement flexible, permettant aux entreprises qui en font la demande d’avoir une adresse prestigieuse, qui est une valeur ajoutée pour la réputation et la crédibilité de l’entreprise.

 

Audrey KOZACZKA

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