repenser l'organisation d'événements pour passer sur des formats d'événements à distance, en ligne ou virtuels

Evénements à distance, virtuels… repenser l’organisation d’événements

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Les événements à distance sont au coeur de la réflexion. En mars dernier, nous avons connu le premier confinement et ses impacts se sont vite fait ressentir. L’activité événementielle souffre particulièrement de la situation. Les annulations d’événement ont tout simplement explosées. Ainsi, selon un sondage de la Professional Convention Management Association   87% des professionnels ont dû avoir recours a ces annulations. Cela a affecté tous les événements prévus jusqu’en juin. L’espoir est court en suivant. En effet, le deuxième confinement a de nouveau marqué un coup d’arrêt pour les évènements.

Ainsi, pour le secteur il est l’heure de penser à comment s’adapter pour maintenir un minimum d’activité et garder la tête hors de l’eau. Les professionnels envisagent donc de passer leur évènement en 100% virtuel. Cependant pour cela, il faut également un certain budget que tous ne peuvent pas assumer financièrement. Pour certains d’entre eux, notamment les lieux culturels accueillant du public il faudra encore attendre le 15 décembre pour pouvoir envisager des évènements.

À Bordeaux il est possible notamment possible d’explorer des expositions en ligne. L’exposition « Revivez Sempé en liberté » est un exemple. Prévue au Musée Mer Marine, elle se déroule sous forme de visite virtuelle jusqu’au 14 décembre 2020. Le Musée des Arts décoratifs et du Design propose également en visite virtuelle l’exposition « Playground – Le design des sneakers ». Une visite virtuelle qui retrace l’évolution d’une industrie gigantesque. Elle présente la sneaker, ou plus communément la basket dans toutes ses dimensions culturelles et dans ses diverses évolutions.

Sur le plan social, les évènements solidaire doivent continuer. Lors de cette période difficile, il semblait impensable d’annuler le marché de Noël solidaire de la ville de Bordeaux. Ainsi, pour la première fois, la ville lance son premier marché 2.0. Sous forme de marketplace de Noël, la plateforme accueille les structures de l’Économie Sociale et Solidaire et des commerçants engagés.

Repenser les évènements à distance

Il faut ainsi repenser l’organisation d’événements pour passer sur des formats d’événements à distance. Telle semble être la solution pour maintenir une activité événementielle tout en respectant les règles du dé-confinement et les gestes barrières. Alors qu’avec l’annonce du confinement, les annulations d’événements étaient massivement tombées, d’autres solutions sont désormais à envisager. En effet, un évènement n’implique pas forcément de rassembler quantité de monde en un même lieu. En réalité, si l’on se fie à la définition, un événement est un “fait d’une importance notable pour un individu ou une communauté humaine”. C’est également un “fait qui attire l’attention par son caractère exceptionnel” (CNRTL). Ainsi, un événement ne dépend pas de sa dimension physique, mais de sa remarquabilité.

Pour être remarquable, votre événement doit déjà s’inscrire dans son temps. Dans le moment actuel, il convient donc plus que jamais de contourner les difficultés et y apporter des solutions. Faire preuve d’innovation s’avère également qualitatif pour l’image de marque. Faire vivre un événement à distance ou oser organiser un événement virtuel, c’est présenter une entreprise moderne, réactive.

Avec les mois de restrictions qui arrivent, il va être impératif de réinventer les méthodes de communication événementielle. Dans ce cadre, les événements à distance ou les événements virtuels sont au coeur des réflexions.

evenements en ligne
Avec la crise de la COVID 19, les événements à distance ou les événements virtuels sont de plus en plus envisagés

Les événements à distance et en ligne, des enjeux et avantages sous-estimés

Contrairement aux idées reçues, un événement virtuel n’est pas juste une solution de repli. En réalité, c’est une possibilité réelle et intéressante, au même titre qu’un événement physique. Ainsi, les enjeux et les avantages d’un événement en ligne ou à distance sont valables en tout temps, et pas seulement en période de confinement ou de restriction.

D’abord, un format en ligne offre à votre événement un écho plus large. Il permet de donner de la voix à son événement au-delà de son strict cadre physique. Il brise la barrière de l’espace et du temps. De l’espace d’abord car l’événement ne dépend plus d’une seule adresse et du nombre de place que le lieu peut contenir. Du temps ensuite car il n’implique pas pour les participants d’y dédier plusieurs heures de leur journée, ni de perdre du temps dans les transports. C’est donc aussi une façon de lever des freins et d’inviter davantage de personnes à s’y joindre. Un événement à distance augmente également le sentiment d’inclusion en permettant de le vivre sans y être réellement. 

Avec un événement en ligne, votre communication événementielle peut également se faire à frais réduits. Pas de location de lieux, pas de traiteur, pas de personnel d’accueil… il est donc forcément moins onéreux qu’un événement traditionnel. La contrainte principale reste cependant de disposer d’une excellente connexion internet et de l’équipement informatique nécessaire.

Également, un événement à distance est l’occasion de renforcer l’interactivité. Alors qu’un événement physique se présente souvent sous la forme d’intervenants dissertant sur un sujet ou de petits groupes de personnes échangeant entre eux, l’événement en ligne permet d’ouvrir le dialogue entre les participants et avec les intervenants.

Variété des formats d’événements à distance : la clé de l’adaptation et de l’organisation

Bien-entendu, on ne transpose facilement un événement physique en événement digital. D’ailleurs, tous les événements physique n’offrent pas la possibilité d’être adaptés en ligne. Il existe néanmoins de larges possibilités pour adapter le format et le timing aux contrainte du numérique.

Il convient d’abord de déterminer quel type d’événement on souhaite organiser. Séminaire, conférence, festival, salon, rencontres professionnelles, ou même les rencontres sportives… A chaque événement ses attentes et donc ses contraintes. Pour autant, les organisateurs rivalisent d’ingéniosité pour parvenir à organiser un événement à distance mémorable. En témoigne les concerts live improvisés entre artistes pendant le confinement, ou encore les concerts de Travis Scott sur le jeu vidéo Fortnite

Différentes technologies sont à disposition pour parvenir à organiser son événement en ligne. Qu’il s’agisse de donner de l’écho à un événement physique organisé en petit comité, ou de proposer un événement 100% virtuel, les possibilités sont multiples. Ne serait-ce que sur Youtube, différents formats vidéos existent pour s’adapter à la stratégie événementielle retenue : publication de vidéo à postériori, diffusion en directe, programmation… Les autres réseaux sociaux comme Facebook ou Instagram peuvent également être de parfaites plateformes pour diffuser certains événements.

Par ailleurs, il ne s’agit pas de reproduire bêtement un événement physique via la vidéo. Les outils digitaux doivent être utilisés pour augmenter l’impact de l’événement. Quizz, challenge, interactivité… les tendances digitales ont toutes leur place dans la stratégie à mettre en oeuvre.

Evénements bordelais, des éditions spéciales Digital pour l’été 2020

Faute de visibilité et pris par surprise par le Covid-19, beaucoup d’événements sur Bordeaux ont été reportés ou annulés également. C’est par exemple le cas de la Foire Internationale de Bordeaux, qui aura finalement lieu en novembre. Si tous ne gagneraient pas à être transposés en un édition en ligne, certains peuvent toutefois l’envisager. 

Ils n’ont pour le moment pas été nombreux à prendre le virage mais quelques événements se sont saisies de l’opportunité pour organiser une édition 100% en ligne. Ainsi, le Rallye de Pépites propose sa version “Je joue à domicile” qui se déroulera le 9 mai.

Dans la même veine, certains musées et salles d’expositions bordelaise sont passées en mode virtuel. La Cité du Vin par exemple propose des visites virtuelles pour garder ses portes ouvertes aux visiteurs de leur canapé.

Pour le moment, l’agenda des événements pour mai et juin semble bien vide. Peut-être des initiatives surprenantes sauront-elles voir le jour. La fête de la musique par exemple devrait être le moment de découvrir de belles idées…

Au-delà des annulations préventives massives constatées, les organisateurs d’événements n’ont d’autre choix que de prendre conscience que les restrictions ne sauraient être levés avant de longs mois. En ce sens, il est important de se saisir des opportunités pour créer des événements originaux sous des formats plus atypiques. C’est également l’occasion de profiter de la faible densité d’événements pour sortir du lot.

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