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Gmail, le centre névralgique de la productivité en entreprise

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gmail logiciel de messagerie sur ordinateur, tablette, smartphone intégrée avec la G Suite pour les entreprises

Gmail, le centre névralgique de la productivité en entreprise

Google est en train de faire de Gmail le cœur des outils de travail des professionnels. En effet, peu à peu, la boîte de réception standard se dote de fonctionnalités additionnelles. Ainsi, elle devient une véritable boîte à outils pour les entreprises, faisant de Gmail et de G suite, une référence en matière de gestion intelligente. Travaillant depuis de longues années à prodiguer aux entreprises les outils pour performer grâce au digital, Google ajoute donc des outils de communication et de gestion de projet à d’autres fonctionnalités dédiées aux entreprises, telles que le Google My Business. Il crée ainsi tout un écosystème d’outils flexibles et adaptés à un grand nombre de sociétés. Ayant à cœur de répondre toujours au mieux aux attentes de ses utilisateurs, c’est en réalité un véritable travail sur la sociologie au travail que la firme nous livre dans ses évolutions de Gmail.

Bien-être au travail, une question de rentabilité pour les entreprises

Le sujet revient régulièrement dans les médias, les baromètres des syndicats ou encore des assurances. Le bien-être au travail fait couler beaucoup d’encre et déchaîne les passions. En réalité toutefois, il n’oppose pas les entreprises et leurs salariés. En effet, il paraît clair que la qualité de vie au travail a une incidence directe sur les performances des entreprises. Il convient alors d’en prendre toute la mesure pour adapter process et règles de vie en entreprise, au service d’un mieux généralisé.

Dans ce contexte, la 7ème édition de l’observatoire « Entreprise et santé » publié par Harmonie Mutuelle met en lumière des chiffres parlants. Ainsi, même si plus de la moitié des employés juge leur bien-être au travail satisfaisant, ils sont tout de même 52 % a noter qu’il s’est plutôt détérioré au cours des dernières années. 36% des salariés déclarent d’ailleurs ne pas se sentir bien dans leur travail. (1)

Pour autant, un tel constat ne permet pas de déterminer quels facteurs influent sur cette appréciation. En complément donc, Malakoff Médéric Humanis s’est intéressé aux attentes des équipes. Il ressort des demandes que l’on retrouve dans bon nombre d’études en la matière. Ainsi, horaires plus flexibles pour une meilleure conciliation travail / vie personnelle ; mise en place du télétravail : amélioration des outils de travail ; ou encore activité sportive pour entretenir sa santé et lutter contre le stress, font partie des demandes récurrentes, en augmentation année après année.(2)

Des demandes perçues comme de plus en plus légitimes, y compris par la hiérarchie ; d’autant qu’il est avéré que l’insatisfaction au travail nuit à la performance et à la productivité, ainsi qu’à l’image de marque.(3) C’est donc sur ces besoins exprimés que se base Google pour les évolutions de Gmail notamment.

ecosystème Google complet intégré dans Gmail pour optimisation du temps de travail en entreprise
Gmail tend désormais à regrouper les applications Gsuite dans une seule et même interface pour optimiser le temps de travail et réduire la charge mentale des équipes.

Gmail et G suite, la simplification au service des besoins individuels

Parmi les changements demandés par les salariés, l’amélioration des outils de travail et des process occupe une place de choix. Et pour cause, 42% des salariés disent avoir des difficultés à traiter efficacement les problèmes clients (4). En cause, des systèmes et bases de données non synchronisés, des logiciels vieillissants et des outils qui ne communiquent pas. Les évolutions de Gmail prennent à bras le corps cette problématique. Elles intègrent la quasi-totalité des fonctionnalités de la G suite directement au sein de la messagerie.

En outre, les modifications de Gmail ont été drastiquement accélérées en période de Covid. L’objectif : adapter rapidement les outils au télétravail pour proposer des solutions performants aux salariés. Ainsi, Google a rendu gratuit son outil de visioconférence Meet en mai 2020. En complément, cet outil est désormais intégré à Gmail pour un accès rapide et pratique depuis le mobile (5).

Plus globalement, la nouvelle version de Gmail s’attaque à la question de la charge mentale ressentie par une majorité de salariés. Avec le digital, le rythme de travail s’est intensifié. Des outils existent pour simplifier la gestion et gagner un temps précieux. Pour autant, beaucoup de professionnels se sentent submergé par les informations, les tâches et les interfaces à utiliser. Au cœur du problème donc, le manque d’intégration des outils entre eux. Des technologies plus adaptées permettent une gestion plus fluide et une concentration optimale. Le nouveau Gmail entreprend donc de regrouper sur le même écran tous les outils, pour ne pas avoir à quitter sa boîte mail.

Il permet également de réduire les sollicitations intempestives en proposant un mode « Ne pas déranger » et “Absent du bureau”. Gmail répond donc également aux questionnements sur le droit à la déconnexion. Rappelons que 53% des salariés reconnaissent consulter leurs mails ou répondre à un appel hors des heures de travail. (1)

Intégration de Google Meet à Gmail pour gain de temps et performance des entreprises
Depuis juin 2020, Google a rendu son application Meet gratuite pour tous les professionnels afin de faciliter le télétravail imposé par le Covid.

Intégration des outils dans Gmail, une quête de la performance

Au-delà des fonctionnalités de la G suite, les évolutions de Gmail intègrent depuis plusieurs années maintenant des outils tiers. La démarche est simple : faciliter la communication avec les applications préférées des entreprises. Il prévoit notamment des extensions pour connecter la boîte mail à des interfaces comme DocuSign, Salesforce, Copper ou encore Trello. Concrètement, c’est toute une refonte de l’interface de Gmail qui est en cours. En plus de la réorganisation des rubriques pour faciliter l’utilisation de la boîte mail, il intègre directement en son sein, l’agenda, le drive, le chat, les visio, la gestion des tâches… (6)

De nouvelles fonctionnalités sont également de sortie. Ainsi, on peut désormais délester sa boîte mail en mettant des mails en attente jusqu’à une date ultérieure. Dans un monde où les boîtes de messageries sont prises d’assaut, une telle fonctionnalités permet de s’offrir une meilleur visibilité des mails à traiter immédiatement et de ceux qui peuvent attendre. Il en va de même pour la fonctionnalité de renvoie automatique de mail si l’interlocuteur n’a pas répondu dans un délai donné, ou de programmation d’envoi. Gmail prévoie donc des fonctionnalités particulièrement complètes d’automatisation au service du gain de temps et de l’économie d’énergie mentale.

La messagerie de Google développe des fonctionnalités plus pointues encore. Elle permettrons d’éditer des documents, de manière collaborative, directement dans Gmail. Ce même outil intègre en plus le chat Google, pour échanger avec les autres membres de l’équipe en même temps que l’on travaille sur le document.

Nouvelles applications gmail pour les visioconférence, le chat et la communication interne en entreprise
Google développe de nouvelles applications intégrées directement dans Gmail pour une gestion centralisée.

La centralisation via Gmail, le CRM augmenté

A la lumière de ces informations, il est très clair que les évolutions de Gmail sont absolument prévues pour les professionnels. Google développe ainsi tout un environnement intégré, sécurisé, synchronisé.

Cette centralisation pousse ainsi les entreprises à se passer d’autres outils de gestion de projet et d’outils collaboratifs, tels que Slack ou Trello. Avec les outils comme Tasks, Room ou Chat, les applications tierces deviennent obsolètes. Ils sont par ailleurs totalement complémentaires aux CRM. Si ceux-là ne sont pas encore remplaçables pour l’instant par les outils G suite et Gmail, cela reste une évolution très probable.

D’autant plus que l’intégration au sein de Gmail d’un CRM Google semble la suite logique pour la quête de la performance. En effet, à l’heure où 81% des utilisateurs accèdent au CRM à partir de nombreux devices (ordinateur portable, fixe, mobile et tablette), il est urgent que tous soient correctement pensés pour les différents supports et s’intègre mieux avec le reste des outils utilisés. Notons également que les commerciaux qui utilisent leur CRM sur smartphone bénéficient d’une hausse de 15% de productivité.(7)

En outre, le marché du CRM semble être une opportunité plaisante pour Google. Et pour cause, les logiciels de CRM représentent le chiffre d’affaires le plus important sur le marché les logiciels d’entreprise. Soit 48,2 milliards de dollars de chiffre d’affaires en 2018. Un positionnent fructueux donc pour une firme qui n’a pas de mal à concilier croissance interne et externe, en témoigne le remplacement de Google Music par Youtube, racheté par Google il y a déjà près de 15 ans. 

Sources : 

(1) Harmonie Mutuelle, Les réconciliation des temps de vie, l’avenir du travail”, 1er octobre 2019

(2) Malakoff médéric Humanis, “Résultats de la 11e édition de son Baromètre Santé et qualité de vie au travail”, 28 novembre 2019

(3) Havard Business Review, 96% des professionnels américains disent avoir besoin de flexibilité, mais seulement 47% en ont”, 5 juin 2018

(4) Nomalys, “28 statistiques surprenantes sur le CRM : adoption, fonctionnalités, bénéfices et mobilité”, 7 avril 2020

(5) Google, “Restez connecté plus facilement avec Meet dans Gmail sur mobile”, 16 juin 2020

(6) Google Cloud, “Présentation de votre nouvelle maison pour le travail dans G Suite”, 15 juillet 2020

(7)Corporama” 45 bénéfices chiffrés pour vous convaincre d’utiliser un CRM”, 30 mars 2018

Consultante Media pour BORDEAUX Business, j'aime l'économie, la stratégie, le business. Je cherche à comprendre les jeux d'acteurs sur Bordeaux, les enjeux, les enchevêtrements qui font la complexité du paysage économique de la région bordelaise.

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