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Que faire en cas d’indisponibilité du dirigeant ? L’avis d’expert de François DINEUR, Absoluce

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Bien que peu réjouissant, il est important pour un chef d’entreprise d’anticiper une éventuelle “indisponibilité”. Ce terme très poli recouvre plusieurs réalités, de l’accident “empêchant” au décès. Malheureusement, cette situation hypothétique reste souvent mal envisagée. Elle laisse alors la famille et les collaborateurs désemparés. Pour éviter cela et faciliter la transmission d’entreprise, le dirigeant peut mettre en place une stratégie complète. Avant cela, des actions beaucoup plus simples et prévoyantes sont à faire. Accessibles à tous les chefs d’entreprise, elles permettent d’assurer une bonne gestion de l’entreprise dans les meilleurs délais. François DINEUR, associé d’Absoluce, nous donne son avis d’expert pour bien anticiper une éventuelle indisponibilité du dirigeant.

Regrouper, classer et répertorier les documents importants

Il est primordial que le chef d’entreprise ne soit pas le seul à avoir accès aux documents de l’entreprise. Ainsi, il est nécessaire pour la société de rassembler tous les documents « officiels » de l’entreprise pour permettre aux ayants-droit de les retrouver rapidement. Ce dossier doit donc contenir les documents comptables, sociaux, juridiques, bancaires. Ils peuvent aussi bien être sur papier ou complètement dématérialisés.

Pour faciliter la prise en main en cas d’indisponibilité du dirigeant, François DINEUR recommande de rédiger une « bible » précisant tout ce qu’il faut savoir. Son contenu est laissé à la discrétion du dirigeant mais elle peut contenir des informations sur :

Où sont rangés les documents officiels

Quels sont vos banques, vos comptes, vos codes d’accès ?

Qui sont les principales personnes à prévenir : clients, fournisseurs, banques, etc. ?

Il convient également de transmettre les coordonnées des conseils les plus importants : expert-comptable, avocat, notaire.

“Editez ce papier, indiquez dessus le chemin informatique de ce document (si vous l’avez mis à jour sans le réimprimer ni l’envoyer) et envoyez-le à une personne de confiance au sein de l’entreprise et à votre famille.”

La même chose peut être faite pour les affaires personnelles du chef d’entreprise.

Identifier les placements d’argent

Avec une entreprise, on a bien souvent de grandes quantité de flux financiers. Pour faciliter la lecture aux personnes qui reprendront l’entreprise en cas d’indisponibilité du dirigeant, on recommande de réaliser un document avec l’ensemble de votre patrimoine personnel et professionnel, les éventuels prêts en cours avec le capital restant dû, les placements mobiliers et immobiliers, en France et à l’étranger, les comptes d’épargne, les assurances vie, les caisses de retraite, les mutuelles…

En outre, ceci est également utile au dirigeant dans l’immédiat. En effet, cet état des lieux lui offre une vision plus claire et exhaustive de son patrimoine. L’occasion de réfléchir à la mise en place ou le réajustement d’une stratégie patrimoniale. 

Vérifier et protéger les bénéficiaires en cas d’indisponibilité du dirigeant

Chaque contrat d’assurance ou de prévoyance prévoit des bénéficiaires. Ainsi, il est important de penser à les mettre à jour lorsque la situation familiale change. Naissance, divorce, mariage… Pour les contrats Madelin ou autres, on peut commencer par s’assurer qu’une rente de réversion est bien prévue

On peut également contracter des assurances décès sur les prêts. Cette assurance permettra de couvrir le remboursement de vos crédits en cas de décès. De même, il est important de conserver des liquidités. Cet argent disponible immédiatement permettra aux ayants-droit de faire face aux obligations à court terme. 

Faire établir un mandat posthume

Cette étape implique d’identifier une personne de confiance en mesure d’administrer entreprise et biens personnels du dirigeant en attendant la succession. Pour se faire, un notaire établit un mandat posthume. Il s’agit d’un acte notarié par lequel le chef d’entreprise désigne un ou plusieurs mandataire(s) pour gérer la succession pour le compte et dans l’intérêt d’un ou plusieurs héritiers définis.

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On estime que près de 15 % des sociétés transmises suite au décès du dirigeant font faillite faute d’anticipation pour la transmission. (2)

Souscrire une assurance homme-clé pour couvrir l’indisponibilité du chef d’entreprise

L’assurance homme clé permet de pallier l’absence de celui sans qui une entreprise ne peut pas survivre. Elle couvre ainsi la perte d’exploitation, le remboursement des prêts bancaires, les frais de réorganisation, etc. Elle permet ainsi de maintenir l’entreprise à flot le temps de la transmission, de trouver un remplaçant aux compétences adéquates, et d’entretenir l’image auprès des clients et partenaires.

Le dirigeant peut également souscrire une assurance qui couvre les frais liés à la transmission. Il évite ainsi à ses enfants par exemple de devoir vendre l’entreprise par manque de liquidités pour faire face aux taxes et impositions liées à la succession.

Rédiger un pacte d’associé

Le pacte d’associés complète les statuts juridiques de la société. C’est un document confidentiel, connu de ses seuls signataires. Il prévoit les conditions de sortie et les droits de préemption des associés. En cas de décès ou d’incapacité menant à l’indisponibilité d’un dirigeant, il peut par exemple protéger les associés restants de l’entrée dans l’entreprise d’une personne extérieure n’ayant pas les compétences requises, comme par exemple le conjoint de l’ancien associé.

Il peut également être intéressant de se renseigner sur l’assurance croisée entre associés.

Désigner un exécuteur testamentaire

Le chef d’entreprise peut choisir librement son exécuteur testamentaire. Cette personne aura alors pour mission de s’assurer du respect des dernières volontés du dirigeant. Cela peut être un proche comme un notaire ou un avocat.

Préparer sa transmission et sa succession

La préparation de la transmission se fait souvent lorsque le dirigeant songe à céder son activité. Toutefois, cela s’avère aussi nécessaire quand l’arrêt n’était pas prévu. Aussi, même si le chef d’entreprise n’envisage pas d’arrêter son activité, il peut mettre en place des organisations ou des structurations de l’entreprise. Lesquelles permettront de favoriser la continuité d’exploitation. Parmi les possibles, on retrouve le Pacte Dutreil, le démembrement… Une bonne anticipation permet de réduire les coûts de succession, et de simplifier le processus pour les successeurs et héritiers.

Sources

  1. Chefs d’entreprise : que se passe-t-il si vous êtes subitement « indisponible » ? 10 conseils opérationnels, Absoluce, 23 octobre 2020
  2. Qu’est-ce que l’assurance homme clé ?”, Generali
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