La facture électronique, halo sur les entreprises

La dématérialisation des documents numériques s'illustre par l'essor de logiciels

La facture électronique, halo sur les entreprises

Depuis quelques années, un arsenal législatif important est mis en place pour encadrer les entreprises dans leur processus de numérisation. Ce plan d’action concerne la dématérialisation des documents administratifs. Cet engouement législatif se traduit en effet par le fait que les entreprises aient de plus en plus à cœur de se décharger de la lenteur du papier, au profit de la sécurité informatique. Dans cette perspective, la loi demeure relativement opaque et ce flou laisse planer le doute autour de la valeur juridique de ces documents numérisés.

Automatisation et simplicité, les enjeux B2B de la facture électronique

Parmi les tâches chronophages et fastidieuses de la gestion d’entreprise, apparaissent la recherche des factures et leur saisie. Grâce au Machine learning et à l’intelligence artificielle, les dirigeants d’entreprise et notamment de TPE, et leur comptables, bénéficient désormais d’un gain de temps considérable. L’archivage à valeur probante prend ainsi forme avec le processus de dématérialisation des factures. D’un point de vue organisationnelles, celles-ci sont relatives à la numérisation, l’enregistrement, le stockage et la restitution de factures papiers. D’après la Compagnie Européenne de gestion par l’informatique décentralisée (CEGID), il s’agit de l’ensemble des mesures nécessaires à la bonne conservation et à l’intégrité d’une facture durant son enregistrement, son stockage et sa restitution.
Ce type d’archivage permet ainsi de conserver les factures tout au long de la durée d’archivage, durée qui est d’ailleurs fixée par la loi. Ce type d’archivage procure également une valeur légale qu’elles n’avaient pas auparavant.Il reste pourtant primordial de se renseigner davantage sur cette fameuse valeur probante car la législation évolue très vite et suit les évolutions de la technologie.

Sébastien Claeys, Fondateur de iPaidThat, a cerné la valeur ajoutée de l’économie numérique et des enjeux de transformation des entreprises. En effet, parmi ces enjeux, la gestion de la comptabilité de ces sociétés est primordiale. Ainsi, le but de l’outil iPaidThat est de faciliter la comptabilité des différents types d’entreprise (startup, TPE, PME) grâce à la collecte automatique de leurs factures et notes de frais, mais également en leur permettant d’émettre des factures à destination des clients. Grâce à des algorithmes innovants, une recherche en temps réel est effectuée dans les boites emails des entreprises et les informations essentielles des factures reçues sont extraites (telles que la TVA, le montant total, le fournisseur, la date…). Un module d’édition de factures est également disponible en accord avec la récente loi des finances 2018. Cette adéquation avec le législatif n’est pas toujours optimal car la législation évolue très vite ces dernières années et est encore amenée à changer avec les évolutions de la technologie.

Facture électronique et législation : les conseils à déployer

Pour autant, il faut bien veiller à suivre quelques règles et conseils concernant la numérisation de vos factures d’entreprise. Il faut tout d’abord veiller à l’authenticité du document puisque la conversion d’une facture papier vers un support numérique doit se faire en garantissant une reproduction à l’identique. Ensuite, l’intégrité du document doit être respectée car la facture ne doit avoir subi aucun traitement d’image, de type logiciel de retouche photo.

L’intérêt de l’archivage numérique est qu’il est moins onéreux et surtout plus sécurisé. En effet, la facture doit obligatoirement être validée par un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-Service Statues List – TSL). L’intelligibilité du document doit notamment être conservée. Le format de la facture numérisée doit être standard, c’est-à-dire en TIFF / PDF/A, pour permettre une lisibilité dans le temps. Un document Word par exemple, est considéré comme format propriétaire, et doit donc obligatoirement être exporté dans un format standard.

Au même titre que la loi de conservation des factures papiers, un document sous forme dématérialisé doit être conservé pendant une durée de 6 ans. L’utilisation d’un espace de stockage doit donc garantir à son utilisateur que chacune de ses factures seront accessibles au moins durant une période de 6 ans. Cela est essentiel pour l’entreprise dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle URSAFF. Ce contrôle est simplifié puisqu’il suffit de donner accès au centre de stockage et non plus de présenter des documents papiers. Concernant la responsabilité juridique, même si la facture peut être numérisée par un logiciel spécialisé, l’entreprise demeure la principale concernée de sa responsabilité juridique. Enfin, en cas d’incident technique, il faut veiller à dupliquer ses documents afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la poursuite de son activité.

Puisque des lois, visant à la généralisation de la facture électronique, sont déjà en place, les entreprises doivent entrer dans un processus d’adaptation très rapidement, étant donné la réglementation encore en gestation. Par exemple, la loi des finances de 2016 et 2018 obligent déjà les grandes et moyennes entreprises à émettre leurs factures clients numériquement. Le changement devrait se poursuivre à toutes les échelles.

Justine ANGIBAUD

Sources :

Site de Cajae

Site de Legifiscal

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