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La facture électronique, halo sur les entreprises

Dernière mise à jour:

La facture électronique et les entreprises, une démarche pour faciliter le quotidien.

En octobre 2020, la Direction générale des finances publique (DGFiP) dresse un rapport,  » La TVA à l’ère du digital en France ». Dans ce rapport elle examine la question de la généralisation de la facture électronique. Cette question est notamment au coeur de la réforme du gouvernement. Ainsi, afin d’être efficace la facturation électronique doit être accompagnée de la transmission de données.

L’article 153 de la loi finance aborde ce propos. Il instaure notamment l’obligation de la facturation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation doit prendre effet entre le 1 janvier 2023 et le 1er janvier 2025 en fonction de la taille de chacune des entreprises concernées. Pour cela 4 objectifs définissent cette nouvelle obligation. Premièrement, il s’agit de supprimer les contraintes liées aux factures papiers et sécuriser les échanges. Deuxiemement, il s’agit de lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA. En suivant, elle permet de connaitre l’activité des entreprises. Pouf finir, la loi vise à faciliter les déclarations de TVA. Ainsi, les avantages des factures électroniques sont multiples. Pour les entreprises il est temps de se préparer a ces nouvelles obligations.

Depuis quelques années, un cadre législatif important est mis en place pour encadrer les entreprises dans leur processus de numérisation. Ces actions concernent la dématérialisation des documents administratifs. Cet engouement législatif se traduit en effet par le fait que les entreprises aient de plus en plus à cœur de se décharger de la lenteur du papier. Ils veulent notamment la sécurité informatique. Dans cette perspective, la loi est relativement opaque. Le flou qui en découle laisse planer le doute autour de la valeur juridique de ces documents numérisés.

Automatisation et simplicité, les enjeux B2B

Parmi les tâches longues et fastidieuses de la gestion d’entreprise, il y a la recherche des factures et leur saisie. Grâce au Machine learning et à l’intelligence artificielle il est possible de gagner du temps avec les factures électroniques. Les dirigeants d’entreprise et notamment de TPE, et leur comptables, bénéficient désormais de ce gain de temps considérable. L’archivage à valeur probante prend ainsi forme avec la dématérialisation des factures. D’un point de vue organisationnel, celles-ci sont relatives à la numérisation, l’enregistrement, le stockage et la restitution de factures papiers. D’après la Compagnie Européenne de gestion par l’informatique décentralisée (CEGID), il s’agit de l’ensemble des mesures nécessaires à la bonne conservation et à l’intégrité d’une facture durant son enregistrement, son stockage et sa restitution.


Ce type d’archivage permet ainsi de conserver les factures tout au long de la durée d’archivage. La loi fixe d’ailleurs cette durée. Ce type d’archivage donne également une valeur légale. Il faut dire quelle n’existait pas auparavant. Il reste pourtant important de se renseigner davantage sur cette fameuse valeur probante. En effet, il va s’en dire que la législation évolue très vite et suit les évolutions de la technologie.

Sébastien Claeys, Fondateur de iPaidThat, a cerné la valeur ajoutée de l’économie numérique et des enjeux de transformation des entreprises. En effet, parmi ces enjeux, la gestion de la comptabilité de ces sociétés est primordiale. Ainsi, le but de l’outil iPaidThat est de faciliter la comptabilité des différents types d’entreprise (startup, TPE, PME). Elles peuvent profiter de la collecte automatique de leurs factures et notes de frais. Elles peuvent également émettre des factures à destination des clients.

Grâce à des algorithmes, une recherche en temps réel s’effectue dans les boites emails des entreprises. Les informations essentielles des factures reçues sont extraites (telles que la TVA, le montant total, le fournisseur, la date…). Un module d’édition de factures électroniques est également disponible en accord avec la récente loi des finances 2018. Cette adéquation avec le législatif n’est pas toujours optimal. En effet, la législation évolue très vite ces dernières années. Il ne faut pas perdre de vue qu’elle va encore changer avec les évolutions de la technologie.

facture electronique et facture papier
Les factures électroniques permettent de faciliter la vie des entrepreneurs.

Facture électronique et législation : les conseils à déployer

Pour autant, il faut bien veiller à suivre quelques règles et conseils concernant la numérisation de vos factures d’entreprise. Pour une facture électronique, il faut tout d’abord veiller à l’authenticité du document. En effet, convertir une facture papier vers un support numérique doit garantir une reproduction à l’identique. Ensuite, la totalité du document doit être respectée. La facture ne doit avoir subi aucun traitement d’image, de type logiciel de retouche photo.

L’intérêt de l’archivage numérique est qu’il coute moins cher et qu’il est surtout plus sécurisé. En effet, la facture électronique se valide obligatoirement par un certificat. Il est délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-Service Statues List – TSL). L’intelligibilité du document doit notamment être conservée. Le format de la facture numérisée doit être standard. Il doit être en format TIFF / PDF/A, pour permettre une lisibilité dans le temps. Un document Word par exemple, se caractérise comme format propriétaire. Ainsi, il doit donc obligatoirement s’exporter dans un format standard.

Au même titre que la loi de conservation des factures papiers, un document sous forme numérique doit se conserve pendant une durée de 6 ans. L’utilisation d’un espace de stockage doit donc garantir à son utilisateur que chacune de ses factures seront accessibles au moins durant une période de 6 ans. Cela est essentiel pour l’entreprise dans le cas d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle URSAFF. Ce contrôle se simplifie. En effet, il suffit de donner accès au centre de stockage et non plus de présenter des documents papiers. Concernant la responsabilité juridique, même si la facture peut être numérisée par un logiciel spécialisé, l’entreprise demeure la principale concernée de sa responsabilité juridique. Enfin, en cas d’incident technique, il faut veiller à dupliquer ses documents afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et la poursuite de son activité.

Puisque des lois, visant à la généralisation de la facture électronique, sont déjà en place, les entreprises doivent entrer dans un processus d’adaptation très rapidement, étant donné la réglementation encore en gestation. Par exemple, la loi des finances de 2016 et 2018 obligent déjà les grandes et moyennes entreprises à émettre leurs factures clients numériquement. Le changement devrait se poursuivre à toutes les échelles.

Justine ANGIBAUD

Sources :

Site de Cajae

Site de Legifiscal

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