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La gestion comptable des notes de frais, un avantage pour les entreprises

Dans le monde des entreprises, les collaborateurs sont parfois amenés à se déplacer pour rencontrer des clients, des partenaires ou encore à l’occasion de séminaires qui ne se trouvent pas sur leur lieu de travail habituel. Ce sont des dépenses qui sont répercutées comme des notes de frais pour les entreprises, qui remboursent ensuite aux différents collaborateurs les sommes avancées dans un contexte professionnel.

Suivre les dépenses au sein de l’entreprise, des barèmes kilométriques aux dépenses annexes

Suivre en temps réel toutes les dépenses et arriver à tout retracer est une tâche laborieuse que ce soit pour un comptable ou pour un chef d’entreprise, du point de vue des catégorisations de frais, ou encore de bien distinguer ce qui rentre ou non comme note de frais.

Souvent réalisées par des logiciels comptables onéreux et complexes à prendre en main, les gestions de frais représentent une part essentielle et importante de la vie de l’entreprise. Le marché a évolué, et apporte avec lui de nouvelles solutions dont la prise en main est facilitée pour les sociétés.

Auparavant, le chef d’entreprise ou le comptable devaient par exemple calculer les frais de déplacements des salariés en se basant sur de nombreux facteurs : selon le type de voiture conduit par le salarié, son barème kilométrique ne sera pas le même qu’un autre salarié roulant avec une voiture de puissance différente.

De nombreux calculs à faire, plus particulièrement si l’entreprise est grande, et que les collaborateurs ne bénéficient pas de voitures de fonction. Ainsi, pour faciliter le calcul des indemnités kilométriques, ou pour recenser les notes de frais, les entreprises peuvent utiliser des solutions telles de N2F, un logiciel-application qui révolutionne la comptabilité des entreprises.

Un suivi facilité à tous les échelons d’une entreprise

Bien loin des logiciels de la décennie passée, les nouveaux logiciels permettent de gérer en toute autonomie les frais liés à l’entreprise. Moyennant un abonnement annuel à des prix très intéressants, ces logiciels permettent de suivre en temps réel les frais sous forme de tickets ou factures scannés avec son mobile, le calcul automatisé des barèmes kilométriques et des alertes permettant également de prévenir le comptable que certains frais semblent frauduleux.

Pour les collaborateurs, cet outil permet de savoir où en sont les remboursements des frais avancés, et ce, en temps réel, pour une meilleure communication au sein des structures. Offrir aux chefs d’entreprise la possibilité d’utiliser leur logiciel n’importe où, n’importe quand, depuis un ordinateur ou un smartphone, ce qui est plus confortable pour entrer immédiatement chaque note de frais dans le système.

En région Nouvelle-Aquitaine, les entreprises les plus importantes en termes de chiffre d’affaires sont situées à Bordeaux, à l’image de Thalès, un des piliers de l’aéronautique, avec un chiffre d’affaires annuel en 2018 de 1 675 318 000 €, Touton SA, un groupe spécialisé dans l’alimentaire avec un chiffre d’affaires annuel en 2018 de 1 253 258 351 € ou encore l’entreprise Johanès Boubée, spécialisé dans le négoce et l’export de vins bordelais avec un chiffre d’affaires en 2018 de 1 033 740 392 €.

Pour ces entreprises qui emploient entre 1 000 et 80 000 salariés, la bonne gestion de toutes les notes de frais est indispensable pour faciliter le suivi comptable de l’entreprise. L’utilité de logiciels de comptabilité comme N2F permet aux groupes ayant notamment des collaborateurs loin du siège social de pouvoir récupérer les notes de frais facilement et préparer toute la comptabilité en temps réel.

Que l’on soit dirigeant d’une start-up, ou d’un grand groupe à dimension internationale, la comptabilité est l’un des piliers du bon fonctionnement de l’entreprise. Avec des solutions faciles d’utilisation et utilisables sur tous les supports, le suivi des frais des salariés est plus rapide, clair et les saisies sont automatisées afin d’alléger au maximum la charge de travail du comptable ou du chef d’entreprise qui s’en occupe lui-même.

Audrey KOZACZKA – BORDEAUX Business

Source : VERIF – Classement des plus grosses entreprises de la région Aquitaine