Par Philippe Lasserre, Expert Bordeaux My Business Comptabilité – Fiscalité

 

La lutte contre la fraude fiscale s’amplifie d’année en année, dans un contexte de vigilance permanente de l’administration fiscale. Afin de prévenir les tentatives de fraude, la loi de finance pour 2017 prévoit une mesure très discrète mais ô combien lourde de conséquences : la création du contrôle fiscal à distance.

Cela est fondé sur un élément crucial : le Fichier des Écritures Comptables, ou FEC, qui va devenir « une arme de contrôle massif ».

Depuis 2014 et les modifications des articles L 47 du Code Général des Impôts, toute entreprise qui tient sa comptabilité avec un logiciel doit fournir un fichier normé, qui permet de connaître de  nombreux détails sur  les écritures. Il contient de 18 à 22 informations différentes pour chaque ligne de comptabilité : la date à laquelle l’écriture a été saisie (le jour où la saisie est faite, pas la date de la pièce comptable), le libellé de l’écriture, le numéro de pièce comptable (obligatoire), le code du journal comptable sur lequel elle est inscrite, la date à laquelle l’écriture a été « verrouillée » pour la rendre non modifiable, … bref tout ce qu’il faut pour analyser en détail l’intégralité de la comptabilité avec un outil de traitement des données.

Le rôle-clé du FEC

 

Le FEC devient le pivot du contrôle. Lorsqu’un vérificateur décide de contrôler une entreprise, il va lui écrire, comme auparavant, et demander qu’on lui envoie le FEC des périodes contrôlées dans les quinze jours suivants. Pour mémoire, cela veut dire l’exercice en cours et les trois précédents.

Si vous ne pouvez pas donner le fichier pour toutes les années concernées, cela peut coûter très cher : 5 000 € par année manquante. Avec l’obligation de le fournir rapidement sous peine d’amende majorée pour récidive.

L’absence de ce fichier FEC permet à l’Administration de faire un « rejet de comptabilité » et une « taxation d’office ». La tenue de la comptabilité étant réputée non conforme à la loi fiscale, les bases TVA et le résultat imposable sont évalués sans. Dans ce cas, il est beaucoup plus compliqué de se défendre.

Le vérificateur va analyser le fichier FEC au moyen d’un outil développé par l’administration, dont les secrets sont « jalousement gardés ». Il va pouvoir filtrer toutes les informations et identifier très vite celles qu’il lui semble intéressant de relever.

Par exemple, des recherches sur les mots clés dans les libellés des écritures comptables tels que « remise », « erreur», « correction », « privé », « manquant », … Ou bien des recherches sur les dates-clés (un repas au restaurant le 14 février ? le 1er mai ?), sur les numéros de factures qui ne se suivent pas… La liste est potentiellement longue.

Cet outil a pour vocation d’accélérer les recherches du vérificateur pour l’amener directement sur ce qu’il cherche. Mais cela va aussi profondément modifier le déroulement du contrôle. Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle loi de finance, le vérificateur ne se déplacera plus en entreprise mais filtrera les informations avec l’aide de l’équipe informatique.  Pour cela, il va simplement vous demander de lui transmettre le FEC pour qu’il puisse analyser tous les détails de votre comptabilité, et il se fera communiquer par la suite la copie des pièces qui l’intéressent.

Comment se préparer en pratique

 

Il est impératif d’adapter les méthodes de traitement comptable au sein de l’entreprise pour se préparer à ce nouveau type de contrôle.

En premier lieu, si vous faites votre comptabilité dans l’entreprise, vérifiez bien que votre logiciel est capable de générer ce fichier FEC. Si ce n’est pas le cas, faites une mise à jour de votre licence de toute urgence pour être conforme. Ou bien décidez de confier la tenue de votre comptabilité à un expert-comptable qui, lui, a des outils à jour.

Autre point de vigilance : il faut vérifier tous les libellés et références présents dans la comptabilité. Il est impératif de  faire la chasse aux libellés imprécis ou qui donnent des informations directes. Il est en outre nécessaire de passer en revue toutes les références de pièces. Enfin, un code référence est maintenant obligatoire pour chaque ligne, faute de quoi le fichier sera rejeté par l’Administration et vous serez considéré comme « défaillant » en ce qui concerne le FEC. Avec potentiellement une amende à la clé !

La prévention sur ce point passe par la formation de vos équipes et les process de travail.

Ces vérifications sont à faire de toute urgence elles aussi. En effet, les nouvelles normes imposent que les écritures comptables soient validées (verrouillées) avant d’envoyer la déclaration fiscale de l’entreprise. Après, il sera trop tard. Si vous ne le faites pas, le vérificateur qui verra une date de validation trop tardive conclura que le FEC n’est pas conforme aux textes. Avec toutes les conséquences que cela peut impliquer.

Le futur du contrôle fiscal

 

Tout cela nous interpelle sur le futur du contrôle fiscal. Il est annoncé que d’ici quelques années temps, ce fichier FEC devra être fourni lorsque l’entreprise transmettra sa déclaration fiscale annuelle. Voila un beau moyen d’automatiser le contrôle permanent grâce aux « supers calculateurs » : ils pourront sortir sur chaque dossier tout ce qui leur semble incohérent, au sein du fichier FEC et par analogie avec des entreprises comparables.

Ne vous leurrez pas, cela fonctionne déjà en partie : nombre de contrôles fiscaux viennent de ces calculs d’anomalie, mais ils vont gagner en efficacité en travaillant sur le détail complet de toutes les comptabilités. Simplement, l’Administration Fiscale n’a pas encore les moyens de traiter tous les ans les FEC de toutes les entreprises. Il lui faut encore du temps et des investissements pour y parvenir.

D’autres subtilités existent enfin sur l’utilisation de ce fichier FEC, en particulier sur les obligations de l’entreprise en cours d’année : il est maintenant obligatoire de verrouiller les écritures comptables à chaque déclaration de TVA si la déclaration est préparée automatiquement par le logiciel comptable. Ce qui veut dire aucune modification directe des écritures, même si vous détectez une erreur a posteriori. Il faudra passer une écriture de correction, bien visible. Et donc suspecte par nature !

Tout cela confirme que maintenant, la comptabilité devient de plus en plus une question de professionnels. Il faut se préparer dès maintenant à un suivi attentif et permanent par l’administration fiscale et il n’y a plus de place pour l’improvisation.

 

Par Philippe Lasserre
Expert Bordeaux My Business
Comptabilité – Fiscalité
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